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Home Office y Reuniones Virtuales Empresariales

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En estos tiempos del #QuédateEnCasa debido a la contingencia Sanitaria por el Covid19, el Home Office se ha convertido en la alternativa para continuar las labores de la empresa.

Para algunas personas esta modalidad pudiera resultar nueva y obliga poner algunas reglas para realizarla de manera ordenada y sobre todo productiva.

Home Office significa hacer exactamente lo mismo que uno hace en la empresa, pero de manera distinta haciéndolo en casa.

Es importante resaltar una ruta asertiva para mantener la productividad en esta modalidad del Teletrabajo, así también resaltar los distractores que hay que evitar:

  1. Tu espacio de trabajo. – Acondicionar un espacio cómodo y agradable para el área de trabajo a donde tenga su computadora o laptop. Tenga a la mano todo lo necesario: teléfono, documentos, libreta de apuntes, plumas, engrapadora, etc. Lo mismo que tiene en su escritorio en la empresa.
  2. Horario. – Levantarse temprano y arreglarse de la misma manera que cuando uno sale a trabajar rumbo a la empresa donde uno labora. El arreglo personal es importante porque mentalmente nos pone en modo profesional y formal para realizar el trabajo.
  3. Iniciar labores. – Hay que hacerlo en punto -a la misma hora que inicia labores en su empresa-, y dar aviso a su coordinador o al equipo con quien interactúa, que ya está en línea y disponible.
  4. Comida. – Cortar a comer a la misma hora.
  5. Botana. – No botanee ni coma en el área que designó para realizar sus actividades.  Aunque su espacio sea pequeño, asigne un lugar para cada cosa.
  6. Distractores. – No tenga la televisión prendida al mismo tiempo que trabaja.  Es un distractor. Recuerde: no está de vacaciones, está laborando.
  7. Actividades domésticas. – Ordenar una logística respecto a las actividades domésticas para que no le distraigan durante el desempeño de la jornada laboral.  Lo ideal es que el fin de semana lo emplee para limpieza, organizar compras -de preferencia en línea para que no salga-, y otras actividades domésticas. Y entre semana solamente dé el mantenimiento de rutina a su hogar.  Por la noche puede cocinar lo que comerá al día siguiente, así solamente hará un corte a comer. Organícese con el resto de la familia para cada actividad, recuerde, la carga de trabajo en el hogar debe ser equitativa.
  8. Ejercítese. – Durante su rutina laboral, párese por cada hora de trabajo por 10 minutos a estirar las piernas y espalda. Si tiene terraza, balcón, patio o azotea tome esos 10 minutos de sol porque le dará una mayor energía. Y de preferencia haga ejercicio por 20 minutos al levantarse o por la noche antes de ir a dormir. Eso lo mantiene activo y en forma.
  9. Comunicación. – Mantenga comunicación constante con su equipo a través de WhatsApp o alguna otra herramienta como Trello, Monday y otras similares.  El email para asuntos más formales.
  10. Administrar su energía. Termine su jornada laboral a la misma hora que lo hace para que su energía esté disponible al día siguiente y duerma suficientes horas.  Es muy fácil que estando en casa se siga sin control hasta altas horas de la noche viendo el internet en asuntos más personales y eso lo dejará sin energía al día siguiente. En ese caso dedique un tiempo a tomar un curso en línea o leer.  Aproveche el tiempo en capacitarse, aprender, mejorar su desempeño laboral.

Respecto a las REUNIONES VIRTUALES EMPRESARIALES: 

  • Es importante fijar un horario para tener una reunión virtual de equipo.  Si el horario de la reunión fuera cambiante, con dar aviso anticipadamente de 30 ó 15 minutos es suficiente, aunque lo ideal, es tener un horario fijo.  Eso ayudará a organizar todo el día laboral para designar tareas por orden de urgencia e importancia. 
  • Lo ideal es que quien coordina la junta envíe un orden del día de los temas a tratar en dicha reunión.
  • Cada colaborador así también, elaborará los puntos que quiera abordar el día de la reunión.
  • Si un punto a tratar requiere de una solución terminada para la reunión virtual del día siguiente, es importante que se especifiquen con tiempo, para que en la reunión solamente se mencione el status de la tarea.
  • Al final de la reunión se debe elaborar una Minuta para dar puntual seguimiento a lo acordado.
  • Las reuniones virtuales dan ánimo a los equipos de trabajo, además de mantener un orden y productividad empresarial, mantienen el equilibrio, la unidad y la cordialidad que es tan importante en estos días del COVID19 para no sentirse aislado, saber que NOS TENEMOS, ya que la salud mental es un tema muy delicado y a cuidar, en ésta situación tan sorpresiva para todo el mundo.

Por último, es importante entender que esta es una situación extraordinaria, temporal y transitoria.  La vida continuará igual en unos días más, aunque con cambios. Siempre las crisis, son oportunidades.  Aprovechemos lo que nos está tocando vivir.